Zaplanowanie i w końcu zorganizowanie wydarzenia to bardzo trudna praca i wymaga dbałości o szczegóły. Zwłaszcza, że przed nami całkiem spory wydatek. Znalezienie odpowiedniego miejsca do przeprowadzenia eventu może nastręczać najwięcej trudności i pochłonąć najwięcej środków. Najbardziej oczywiste wydaje się znalezienie takiego miejsca, w którym zmieściłoby się jak najwięcej widzów. A może jednak wystarczyłoby względnie niewielkie, bo o tłumy obserwatorów zadbasz przecież dzięki relacji LIVE. W dobie najróżniejszych pandemii tłoczenie się w jednym miejscu jest zresztą nie tylko sporym ryzykiem, ale wręcz może być niedozwolone. Pozostaje więc przyciągnąć jak największą liczbę widzów przed ekrany! Livestreaming jest idealny do tego celu. Można też na nim zarobić. Możesz na przykład przeprowadzić relację na żywo z całego eventu za opłatą, albo niektóre jego części za darmo. Poniżej znajdziesz 5 praktycznych porad, o których warto pamiętać, gdy zaczniesz organizować livestreaming swojego wydarzenia. 

Zrób livestreaming na poziomie PRO

1. Zorganizowanie planu zdjęciowego do realizacji transmisji online z wydarzenia

To, w jaki sposób zorganizujemy cały plan zdjęciowy, może albo zapewnić sukces realizacji transmisji na żywo, albo całkowicie ją pogrążyć. Na zorganizowanie go w najodpowiedniejszy sposób musimy przeznaczyć konkretny budżet. Możesz albo samemu zainwestować w odpowiedni sprzęt i przeprowadzić realizację, albo skorzystać z usług Refugium Films, firmy, która zajmie się przeprowadzeniem transmisji LIVE w najdrobniejszych szczegółach.

Żeby dobrać odpowiedni sprzęt należy dobrze poznać przestrzeń, w której odbędzie się transmitowane na żywo w internecie wydarzenie. Jeśli jest to miejsce, w którym na co dzień organizowane są najróżniejsze konferencje, jest tam już odpowiedni sprzęt audio i ludzie z obsługi, którzy mogą Ci pomóc. W wersji absolutnie minimalistycznej będziecie potrzebować kamerę ze statywem ustawione w optymalnym, strategicznym miejscu, mikrofon dla osób przemawiających ze sceny, połączenie z internetem, komputer z odpowiednim oprogramowaniem umożliwiającym zarządzanie livestreamingiem. Nieodzowne jest też zaopatrzenie się w odpowiedni sprzęt do przechwycenia zarówno obrazu, jak i dźwięku w formacie dostosowanym do oprogramowania i komputerowego systemu operacyjnego (to istotne, ze względu na fakt, że wiele osób preferuje Windows, inni zaś macOS i często trzeba się napocić, żeby te dwa systemy ze sobą współgrały).

Najlepiej jeśli dysponujesz kilkoma kamerami aby móc zróżnicować obraz i pokazywać scenę w jednym planie, widownię w drugim (kontrplanie) oraz np. widownię i scenę w planie ogólnym od tyłu. Dobrze jest móc podpiąć się pod komputer prelegenta i móc pokazywać w dowolnym momencie zawartość jego prezentacji. 

• Testy, testy, testy

Jak napisaliśmy już w poprzednich odcinkach bloga, testowanie wszystkiego i na każdym etapie przygotowań do zrealizowania przekazu LIVE z wydarzenia może uchronić nas przed katastrofą. Należy przetestować cały swój sprzęt przed wydarzeniem. To samo dotyczy sprzętu backupowego. Należy sprawdzić kompatybilność naszego sprzętu broadcastowego (kamery, światła, mikrofony, statywy, sprzęt do łączności intercom, miksery, komputery, software, okablowanie) ze sprzętem dostępnym na miejscu. Najlepiej kilka dni przed wydarzeniem. Gdy to niemożliwe, należy zrobić wszystko by móc pojawić się na miejscu i przetestować sprzęt najpóźniej w nocy przed naszym wydarzeniem. Najczęściej wtedy już miejsce to zostało wysprzątane po wcześniejszych eventach i możemy zacząć przygotowania do własnego. Nawet jeśli czujesz, że przetestowałeś już wszystko wielokrotnie, zrób ponowny test w dniu wydarzenia. Tak na wszelki wypadek. Zaoszczędzi to wiele nerwów i umożliwi Ci pełną koncentrację na wykonywanym zadaniu.

Ważne: bez względu na to, jak duże jest Twoje centrum operacyjne – miejsce i sprzęt, na którym realizujesz całe wydarzenie, upewnij się, że pod ręką masz widok na wszystkie najważniejsze elementy wydarzenia – oprogramowanie, choćby mały podgląd na obraz wyjściowy, na przykład na kanale YouTube (najlepiej ustawionym na niską jakość), widok na bieżące dane analityczne o streamingu, szczegółowe dane dotyczące połączenia internetowego i chat.

• Bądź dobrze zorganizowany i na bieżąco z harmonogramem;

Posiadanie dobrze skonstruowanego harmonogramu wydarzenia, swoistego planu dnia, czy repertuaru, to nie pierwszyzna dla organizatorów standardowych wydarzeń. Dzięki temu ich uczestnicy wiedzą, czego mogą oczekiwać. Zapominamy jednak, że widownia online ma wszelkie prawo oczekiwać dokładnie tego samego. Jeśli więc masz zamiar pokazać swojej widowni online to samo, co publiczności zgromadzonej na miejscu, upewnij się, że wszystkim udostępniasz ten sam harmonogram. Możliwe jest również takie podejście, że online pokażesz tylko wybrane fragmenty wydarzenia. Wtedy należy odpowiednio dostosować harmonogram pod widza łączącego się z nami za pośrednictwem internetu. Taka strategia zdecydowanie polepsza wizerunek Twojego wydarzenia, pomaga mu zabłyszczeć w sieci. 

Istotną kwestią jest wszystko to, co dzieje się w przerwach między danymi sekcjami wydarzenia. We wpisie CZEGO NIE ROBIĆ REALIZUJĄC LIVESTREAMING Z JAKIEGOŚ WYDARZENIA, dość szczegółowo opisaliśmy, że warto wykorzystać ten moment, aby dostarczyć widzowi online ciekawą informację. Napisaliśmy też o tym, że to praktyka wciąż niezbyt często stosowana. Mało tego, standardem jest raczej wrzucanie planszy z napisem “za chwilę dalszy ciąg programu” z towarzyszącym mu niekiedy zegarem odliczającym czas do kolejnego wejścia. O ile w krótkich przerwach jest to zabieg dość sensowny i daje szansę widzom online na zrobienie sobie kawy i szybki powrót przed monitor, o tyle w przerwach dłuższych może wywołać znużenie, a wręcz irytację, która w skrajnych wypadkach może skończyć się zrezygnowaniem z dalszego oglądania relacji.

Dobrze więc wypełnić ten czas czymś jeszcze, o czym napiszemy w następnym punkcie.

• Zapewnij gospodarza wydarzenia online

Gospodarz wydarzenia online może angażować widza przez cały czas trwania konferencji, ale zwłaszcza w przerwach między sekcjami konferencji ma wybitne pole do popisu. Zamiast pokazywać nudne plansze, gospodarz online może podsumować przed kamerami dotychczasowy przebieg konferencji, może przeprowadzić wywiady z jej uczestnikami, poprowadzić krótką sesję Q&A z widzami. Może też przejść się z kamerą po miejscu konferencji, pokazać kulisy, porozmawiać z prelegentami, których wystąpienia zaplanowane są na następną część wydarzenia. Taka postać utrzyma uwagę widzów dając im, jak najbardziej adekwatne, poczucie uczestniczenia w wydarzeniu telewizyjnym.

• Bądź oczami i uszami widzów online

I upewnij się, że widzą i słyszą wszystko tak, jak widownia zgromadzona na miejscu. Zauważ, że wielu prelegentów używa sformułowań typu “jak widać na załączonym slajdzie” lub “proszę zwrócić uwagę na ten obraz”, albo “jak wynika z uwidocznionego wykresu”. Jeśli ustawiłeś kamerę w taki sposób, że nie widać tego, o czym mówi prelegent, spowoduje to gwałtowne reakcje widzów livestreamingu. Dlatego, albo zabezpiecz kamerę tak, aby obejmowała pokazywane slajdy, albo podłącz się zawczasu do komputera prelegenta jako jednego ze źródeł pokazywanego obrazu, aby móc w dowolnym momencie pokazać bezpośrednio odpowiedni slajd widzom. 

Nie bagatelizujmy znaczenia dźwięku. Jeśli to, co słyszą widzowie streamingu nie będzie spełniać odpowiednich standardów, zepsuje to natychmiast efekt wizualny, choćby nawet realizowany był przez zestaw najlepszych kamer i super optyką. Uważajmy też na to, co słyszymy. Bywa tak, że organizatorzy konferencji włączają przy różnych okazjach muzykę, do której nie mamy praw. Jeśli transmitujemy ją w trakcie livestreamingu ryzykujemy “ściągniecie” transmisji przez właściciela platformy pod pretekstem naruszania cudzych praw autorskich. W takim wypadku – skoro z jakiegoś powodu nie mogliśmy się do tego odpowiednio przygotować, naciśnijmy niezwłocznie przycisk mute. Po co narażać cały streaming?